Ve firmách a účetních kancelářích se čas od času objeví nápad, který na první pohled dává smysl. „Proč kupovat více uživatelských účtů, když se zaměstnanci u počítače střídají? Vždyť nikdy nepracují všichni současně.“ Je to ale rozumné?

Může to vypadat jako jednoduchá úspora. V praxi ale sdílení jednoho uživatelského účtu mezi několika lidmi často přináší více komplikací, než kolik stojí samotná licence. Problém přitom není v cloudu ani v účetním systému. Vzniká ve chvíli, kdy několik lidí pracuje pod jednou identitou.

Když tiskárna tiskne jinam, než má

Práce z domova a střídání pracovišť jsou dnes běžnou součástí firemního provozu. Uživatelé se připojují z různých počítačů a lokalit a potřebují přitom používat své tiskárny i další zařízení. Pokud více lidí pracuje pod stejným účtem, mohou se jejich uživatelská nastavení navzájem ovlivňovat. Typickým příkladem jsou právě tiskárny.

Zaměstnanec odešle fakturu k tisku a dokument skončí na jiné tiskárně, případně se tisková úloha zasekne ve frontě. Z činnosti na několik sekund je najednou hledání problému a telefonát na technickou podporu. Samo o sobě to samozřejmě není katastrofa. Když se ale podobné situace opakují, začínají firmu stát překvapivě mnoho času.

Přerušená práce a nečekaná odhlášení

Řada systémů není navržena tak, aby několik lidí současně používalo jednu uživatelskou relaci. Když se pod stejným účtem přihlásí další člověk, mohou vzniknout konflikty relací, uživatelé mohou být nečekaně odhlášeni a mohou přijít o rozpracovanou práci. Podobné problémy vznikají u účetních programů i dalších podnikových aplikací.

Co se může stát? Účetní několik hodin zadává doklady nebo připravuje uzávěrku. Mezitím se pod stejným účtem přihlásí kolega, který potřebuje „jen něco rychle zkontrolovat“. Výsledkem může být přerušená relace, znovuotevírání aplikací nebo dohledávání, co už bylo uloženo a co nikoli.

Z pohledu uživatele pak situace často vypadá jako problém cloudu. Skutečnou příčinou ale může být právě sdílení jednoho účtu více lidmi.

Jeden účet znamená jednu identitu

Ještě důležitější je hledisko bezpečnosti. Uživatelský účet není jen jméno a heslo. Představuje digitální identitu konkrétního člověka a určuje, k jakým datům, aplikacím a funkcím má přístup. Když jeden účet používá několik zaměstnanců, tato vazba mizí.

Sdílený profil může obsahovat uložená hesla, historii přihlášení, pracovní účty nebo další uživatelská data. Zároveň se výrazně komplikuje používání vícefaktorového ověřování. Pokud je druhý faktor navázán například na telefon jednoho zaměstnance, bude na jeho dostupnosti závislý celý tým. Každé přihlášení pak znamená telefonáty, přeposílání kódů nebo čekání na schválení.

Bezpečnostní opatření, které má firmu chránit, tak kvůli nesprávnému způsobu používání začne brzdit běžnou práci.

Kdo změnu skutečně provedl?

Samostatné účty jsou důležité také kvůli dohledatelnosti a řešení problémů či chyb. Ve firmách se běžně stává, že někdo omylem přesune složku, smaže dokument nebo upraví důležitý soubor.

Pokud má každý zaměstnanec svůj účet, lze ze systémových záznamů často poměrně rychle zjistit, kdo změnu provedl a kdy k ní došlo. Když ale celá kancelář pracuje pod jedním sdíleným účtem, ztrácí auditní stopa velkou část své hodnoty. Systém sice aktivitu zaznamená, ale už není možné rozlišit, který zaměstnanec změnu skutečně provedl.

Jestliže se na problém přijde až po několika dnech, může být dohledání příčiny i návrat k původnímu stavu výrazně složitější.

Kolik vlastně sdílený účet ušetří?

Abychom to zjistili, je dobré porovnat cenu licence s cenou lidského času. Stačí několik desítek minut ztracených řešením tiskárny, obnovováním práce, hledáním změněných dat nebo komunikací s technickou podporou, a původní úspora může velmi rychle zmizet.

Samostatný účet pro každého uživatele proto není jen otázkou pohodlí. Pomáhá oddělit pracovní prostředí jednotlivých zaměstnanců, zvyšuje bezpečnost, umožňuje správně používat vícefaktorové ověřování a zachovává přehlednou auditní stopu.

Cloud má práci zjednodušovat. A vlastní účet pro každého uživatele je jedním ze základních předpokladů, aby to tak skutečně bylo.