Teprve vzájemné propojení podnikových systémů a aplikací přinese firmě skutečný posun v efektivitě. Platí to pro všechny obory, včetně poskytovatelů servisních služeb.

Servisní firmy se jen těžko obejdou bez aplikace, která pomáhá dispečerům plánovat zakázky a technikům vyplňovat protokoly v terénu. To je základ, který šetří čas a pomáhá omezit nedorozumění, odstranit papírování a zajistit předávání informací nejen uvnitř firmy, ale také směrem k zákazníkům.

Servisní firmy ale nemají jen dispečink a týmy techniků. Každá dokončená zakázka musí projít fakturací, spotřebovaný materiál je třeba odepsat ze skladu a odpracované hodiny přenést do mzdových výkazů. Provádět tyto kroky ručně, přepisováním údajů ze servisní aplikace do účetního systému, kontrolováním skladových zásob v tabulkách nebo zpracováním papírových výkazů, znamená nejen zbytečnou práci, ale také zpoždění fakturace a prostor pro chyby.

Právě proto je nezbytná integrace podnikových systémů a aplikací. Propojení servisní aplikace s dalšími podnikovými systémy znamená, že se všechna potřebná data přenáší zcela automaticky. Technik dokončí zakázku, vyplní protokol a podklady pro fakturaci se rovnou přenesou do účetnictví, použitý materiál se automaticky odepíše ze skladu a odpracované hodiny se promítnou do mzdového systému.

Praktické výhody integrace

Největším přínosem integrace je odstranění duplicitní práce a minimalizace chyb. A pak je to určitě rychlost – faktura může být vygenerována během několika minut po dokončení zakázky. Bez čekání na přepisování dat mezi systémy. To zlepší cashflow a firma poté působí na zákazníky mnohem profesionálněji.

Integrace přináší také lepší přehled o fungování firmy. Díky propojení dat z různých systémů je pro management jednodušší sledovat finanční výkonnost podle zakázek i techniků, skutečnou vytíženost týmu, stav skladových zásob nebo náklady na materiál a dopravu. Místo složitého skládání informací z různých zdrojů může být vše dostupné na jednom místě.

Kde s integrací začít?

Integraci systémů lze provést postupně. Většina servisních firem začíná propojením s účetním systémem, protože právě fakturace bývá nejčastějším zdrojem zdržení a chyb. Dalším logickým krokem je propojení se skladovým hospodářstvím. Je potřeba mít přehled o stavu zásob na skladě a o tom, co mají technici ve vozidlech, aby byly včas objednány další zásoby. Automatická aktualizace skladových zásob na základě dat ze servisní aplikace tento problém řeší. Třetí oblastí je mzdová agenda. Servisní aplikace eviduje čas strávený na každé zakázce a tyto údaje lze automaticky přenášet do mzdového systému.

Příklad z praxe: propojili jsme Fiewo a Money ERP

Ukázkou, jak převést celou agendu servisní firmy do digitální podoby, je integrace servisní aplikace Fiewo s podnikovým systémem Money ERP. Tento ERP systém slouží jako databáze všech kontaktů, materiálů a skladových položek a Fiewo tato data přebírá a používá je pro plánování a realizaci servisních zakázek. Aktualizace dat mezi oběma systémy probíhá automaticky každých patnáct minut.

Integrace, kterou jsme vytvářeli, se skládá z několika oblastí. Z Money ERP se do Fiewo přenášejí organizace a jejich pobočky, sklady a skladové položky. Každý technik má ve Fiewo přidělený svůj sklad, takže má přehled o materiálu, který může na konkrétní zakázce použít. Opačným směrem – z Fiewo do Money ERP – putují dokončené zakázky jako podklad pro fakturaci. S tím souvisí i automatické odepisování spotřebovaných položek ze skladu, které zajišťuje automatizace na straně Money ERP.

Po dokončení zakázky vyplní technik přímo u zákazníka v tabletu nebo smartphonu servisní protokol a veškeré podklady se okamžitě přenesou do Money ERP. Faktura může být vystavena během několika minut, bez ručního přepisování údajů. Skladové zásoby se aktualizují automaticky a firma má v reálném čase přehled o spotřebě materiálu.

Propojení servisní aplikace s ERP systémem ušetří hodiny práce, snižuje riziko chyb a navíc poskytne jednotný datový zdroj pro řízení firmy.

Pokud řešíte integraci servisní aplikace s účetním nebo ERP systémem, rádi vám pomůžeme najít vhodné řešení pro vaši firmu. Fiewo si můžete vyzkoušet v rámci 14denní zkušební verze zdarma.