Přechod k práci na dálku se samozřejmě musel dotknout i způsobu, jakým se nabírají noví zaměstnanci a práce personalistů obecně.

Pohovory s uchazeči dnes probíhají online, stejně jako konzultace mezi HR a manažery týmů při posuzování vhodných kandidátů. Nejen na nový styl práce, ale především také na mnohem vyšší nároky na ochranu osobních údajů, mezi které samozřejmě patří i životopisy uchazečů, musí reagovat i nástroje, které mají personalisté k dispozici. A jelikož jsme pro Sprinx Systems na trhu nenašli žádné řešení, které by zcela vyhovovalo našim potřebám, rozhodli jsme se, jako specialisté na CRM a webové aplikace, vyvinout si vlastní. Koncept portálu Sprinx Empy vznikal ve spolupráci s kolegy z našeho HR, kteří přinesli praktické zkušenosti ze své praxe, společně s jasnými požadavky na softwarový nástroj, který by jim usnadnil práci. Výsledkem je řešení, které dnes používáme nejen u nás ve Sprinxu, ale také ve třech pilotních implementacích u našich zákazníků.

Co personalisté potřebují?
Sprinx Empy jsme postavili jako modulární, v cloudu provozované řešení, ze kterého si může každá firma vybrat takové nástroje, které zrovna pro svoje personalisty potřebuje. Jelikož víme, že jednou z velkých bolestí je nábor zaměstnanců, začali jsme s modulem na podporu získávání nových uchazečů o práci. Ten se skládá z front-endu, typicky v podobě webové stránky s nabídkou volných pozic, a back-endu, ve kterém se shromažďují formuláře vyplněné uchazeči, společně s dokumenty, jako jsou jejich životopisy, motivační dopisy, certifikáty atd. Personalisté mohou tato data pohodlně procházet, třídit a označovat štítky – a také je snadno, a především bezpečně (v souladu s GDPR), sdílet s manažery. Sdílení probíhá čistě online, formou zaslání odkazu na životopis a další informace o uchazeči, který může mít časově omezenou platnost. Přístup formou náhledu v internetovém prohlížeči znamená, že se osobní dokumenty uchazečů neposílají e-mailem, ani se nepovalují u tiskárny na chodbě. Ověřením přes potvrzovací odkaz jsou chráněny také reakce uchazečů na vystavené pozice a připravena je i funkce synchronizace se všemi hlavními HR portály na českém internetu.

A když už máme ve Sprinx Empy evidovány uchazeče, tak proč zde rovnou nevést evidenci i všech současných zaměstnanců? Proto jsme naše řešení doplnili o modul evidence zaměstnanců, společně s vedením docházky, evidencí přiděleného majetku, přehledem absolvovaných školení a také pravidelným hodnocením zaměstnanců, které provádíme dvakrát do roka. Ze zkušenosti víme, že běžně se tyto údaje evidují v několika různých excelových souborech, ale my je personalistům nabízíme na jediném, snadno dostupném místě. Vybrané údaje, například adresu bydliště, mohou měnit i sami zaměstnanci.

„Sami jsme si vyvinuli a na nás samotných otestovali jednoduchý a svižný nástroj, prostřednictvím kterého máme kdykoli a odkudkoli k dispozici všechny potřebné informace nejen o současných zaměstnancích, ale také uchazečích o práci u nás. Už nemusíme řešit, ve které z tabulek jsou aktuální údaje nebo jak bezpečně sdílet informace o nových kandidátech. Myslím, že je na tomto řešení jasně vidět, že vznikalo v těsné spolupráci s HR a ne pod taktovkou vývojářů,“ říká Tereza Janečková, HR specialistka a happiness manažerka Sprinx Systems.